POLITYKA PRYWATNOŚCI
Wersja 1.1 · obowiązuje od 27 sierpnia 2026 do 1 września 2026
Wersja 1.1. Obowiązuje od 27 sierpnia 2026 r. Jedyna zmiana wobec wersji 1.0: dostawcą wysyłki poczty jest Resend zamiast Brevo. Regulamin Zajęć w wersji 1.1 wchodzi w życie tydzień później, 1 września 2026 r.
Ten dokument mówi, co robimy z danymi rodziców, dzieci i osób dorosłych, które korzystają z zajęć, piszą do nas przez formularz albo zakładają konto w panelu. Napisaliśmy go tak, żeby dało się go przeczytać raz i zrozumieć. Jeżeli coś jest niejasne — napiszcie na rodo@yankeetennis.pl, odpowiemy.
Najważniejsze w dziesięciu zdaniach
1. Administratorem danych jest Fundacja Hutnik Warszawa Tenis, ul. Szara 10, 00-420 Warszawa.
2. Adres do wszystkich spraw dotyczących danych: rodo@yankeetennis.pl.
3. Nie zbieramy danych o zdrowiu — ani o chorobach, ani o alergiach, ani o urazach. Nasz system nie ma na to miejsca i nie będzie miał, dopóki nie zmienimy tego dokumentu.
4. Nie zbieramy numeru PESEL.
5. Dane dziecka podaje rodzic albo opiekun prawny. Dziecko nie zakłada u nas konta.
6. Zgoda na zdjęcia i nagrania jest osobna i dobrowolna. Dziecko bez zgody trenuje dokładnie tak samo.
7. Dokumentację rozliczeniową trzymamy 5 lat — tego wymaga ustawa o rachunkowości i nie mamy tu wyboru.
8. Dopóki nie klikniesz „Akceptuję wszystkie" w pasku na dole strony, na Twoim urządzeniu nie pojawia się ani jedno ciasteczko. Sami nie zakładamy żadnych; jedyne pochodzą ze statystyk Google Analytics i dopiero po Twojej zgodzie.
9. Możesz poprosić o kopię wszystkich swoich danych — przygotujemy komplet.
10. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
1.Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem danych osobowych jest:
Fundacja Hutnik Warszawa Tenis ul. Szara 10, 00-420 Warszawa KRS 0000875383 · NIP 1182217992 · REGON 387868320
Uwaga na dwa adresy, bo łatwo je pomylić:
- ul. Szara 10 w Warszawie to siedziba Fundacji. Tam wysyłaj pisma dotyczące
danych osobowych.
- Al. Krakowska 16 w Jankach to obiekt, na którym odbywają się zajęcia. Tam
przyjdziesz na trening i tam jest recepcja.
Jak się z nami skontaktować w sprawie danych
| Sprawa | Kanał |
|---|---|
| wszystko, co dotyczy danych osobowych i zgód | rodo@yankeetennis.pl |
| pismo | Fundacja Hutnik Warszawa Tenis, ul. Szara 10, 00-420 Warszawa |
| osobiście | recepcja klubu, Al. Krakowska 16, 05-090 Janki k. Warszawy |
| sprawy bieżące akademii (nie dane osobowe) | akademia@sportsgroup.pl, +48 663 920 490 |
Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych — przepisy tego od nas nie wymagają. Sprawy z adresu rodo@yankeetennis.pl prowadzi zarząd Fundacji.
2.Skąd mamy Twoje dane
Prawie zawsze od Ciebie. Konkretnie:
- z formularza zapisu albo kontaktu na yankeetennis.pl,
- z formularza zapisu na konkretny termin w grafiku zajęć,
- z rozmowy telefonicznej albo wizyty na recepcji — wtedy wpisuje je nasz
pracownik,
- z panelu uczestnika, kiedy zakładasz konto i uzupełniasz dane dziecka,
- z przeniesienia z dotychczasowej ewidencji klubu — jeżeli Twoje dziecko
trenowało u nas przed uruchomieniem panelu, przenosimy imię, nazwisko, rocznik oraz kontakt do opiekuna, żeby nie kazać wypełniać wszystkiego od nowa.
Nie kupujemy baz danych i nie pobieramy danych z serwisów zewnętrznych.
3.Jakie dokładnie dane przetwarzamy
Poniższa lista opisuje to, co naprawdę stoi w naszym systemie — sprawdziliśmy kolumnę po kolumnie, nie pisaliśmy jej z głowy. Nie każdy ma u nas wszystkie te dane; zależy to od tego, jak daleko zaszła sprawa.
3.1. Zgłoszenie przez stronę (formularz zapisu lub kontaktu)
- imię i nazwisko osoby piszącej,
- adres e-mail, numer telefonu,
- treść wiadomości i wybrany program albo wybrany termin z grafiku,
- czy sprawa dotyczy dziecka czy osoby dorosłej,
- przy dziecku: imię dziecka i rocznik urodzenia (nie pełna data),
- preferowane dni i godziny,
- dotychczasowe doświadczenie tenisowe, jeżeli je podasz,
- data i godzina zaznaczenia zgody oraz dokładne brzmienie zdania, które miałeś
wtedy przed oczami,
- informacja, skąd trafiłeś na stronę: wyszukiwarka, Facebook, kampania
reklamowa albo wejście bezpośrednie, oraz adres podstrony, na którą wszedłeś jako pierwszą.
Do tego dochodzą dane, które dopisuje nasza administracja przy obsłudze zgłoszenia: status sprawy, kto się nim zajmuje, notatki, etykiety, termin lekcji próbnej i jej wynik, powód rezygnacji, data kolejnego kontaktu.
Nie zapisujemy adresu IP osoby wysyłającej formularz. Sprawdziliśmy to.
3.2. Uczestnik zajęć
- imię i nazwisko,
- rocznik urodzenia,
- poziom zaawansowania,
- przypisanie do grupy i program, w którym trenuje, wraz z datami od–do,
- czy uczestnictwo jest aktywne, zawieszone (pauza) czy zakończone,
- imię, telefon i e-mail opiekuna.
3.3. Konto w panelu
- imię, nazwisko, e-mail, telefon,
- adres e-mail i hasło do logowania — hasło przechowuje w postaci nieodwracalnego
skrótu nasz dostawca uwierzytelniania, my nigdy nie widzimy hasła,
- rola przy dziecku: opiekun główny, opiekun dodatkowy,
- stan konta: zaproszone, aktywne, zablokowane, zanonimizowane, wraz z datami,
- czy włączyłeś powiadomienia SMS i czy numer został potwierdzony,
- token zaproszenia do panelu i data jego ważności.
3.4. Rozliczenia
- naliczenia miesięczne: kwota, miesiąc, termin płatności, uzasadnienie,
- wpłaty: kwota, data, sposób zapłaty, opis,
- korekty wraz z powodem i autorem,
- powiązania wpłat z naliczeniami i wynikające z nich saldo,
- dane płatnika: imię, nazwisko, telefon, e-mail, uwagi.
3.5. Zgody
Prowadzimy rejestr zgód. Dla każdej zgody zapisujemy:
- czego dotyczy i czy została udzielona czy wycofana,
- pełną treść zdania, które miałeś przed oczami,
- kod i wersję dokumentu, którego zgoda dotyczyła,
- datę i godzinę,
- adres IP oraz skróconą informację o przeglądarce — ale **tylko wtedy, gdy
zgodę zaznaczasz w panelu uczestnika**. Przy zgodach z formularzy na stronie te pola zostają puste.
Robimy to z jednego powodu: RODO każe nam umieć wykazać, że zgoda w ogóle została udzielona. Rejestru nie da się poprawić ani skasować — pilnuje tego sama baza. To jest jego sens: dowód, który można zmienić, nie jest dowodem.
3.6. Korespondencja i powiadomienia
- adresy, na które wysyłamy wiadomości, temat i treść wysłanych powiadomień,
- informacja, czy wiadomość doszła,
- treść Twoich wiadomości do nas.
3.7. Dziennik czynności w systemie
Zapisujemy, kto z pracowników i kiedy dokonał zmiany w danych: co zmienił, w jakim rekordzie i — przy operacjach finansowych — jak wyglądały dane przed i po zmianie. To jest zabezpieczenie dla Ciebie: gdyby coś zniknęło albo kwota zmieniła się bez powodu, da się ustalić, co się stało.
4.Czego nie zbieramy
Piszemy o tym osobno, bo to ważne i bo w klubach sportowych bywa inaczej.
- Nie zbieramy żadnych danych o zdrowiu. Ani chorób, ani alergii, ani urazów,
ani przyjmowanych leków, ani zaświadczeń lekarskich, ani orzeczeń. W całej naszej bazie nie ma na to ani jednego pola.
- Nie zbieramy numeru PESEL ani numeru dokumentu tożsamości.
- Nie zbieramy adresu zamieszkania uczestnika ani opiekuna.
- Nie zbieramy nazwy szkoły dziecka.
- Nie mierzymy dzieci — nie zapisujemy wzrostu, wagi ani wyników testów
sprawnościowych.
- Nie nagrywamy rozmów telefonicznych.
- Nie prowadzimy monitoringu wizyjnego na potrzeby zajęć.
Jeżeli kiedykolwiek będziemy musieli zbierać którąkolwiek z tych rzeczy — na przykład oświadczenie o braku przeciwwskazań przed obozem — powiemy o tym wprost, poprosimy osobno i zmienimy ten dokument. Nie zrobimy tego po cichu.
5.Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie
| Po co | Podstawa prawna | Czego dotyczy |
|---|---|---|
| Odpowiedź na Twoje zgłoszenie i kontakt przed zapisem | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy | dane z formularza |
| Prowadzenie zajęć: grupy, frekwencja, kontakt z opiekunem, odrabianie zajęć | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy | dane uczestnika i opiekuna |
| Naliczanie i rozliczanie opłat | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | dane rozliczeniowe |
| Księgowość i podatki | art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny | dokumentacja rozliczeniowa |
| Wykazanie, że zgoda została udzielona | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 7 ust. 1 RODO | rejestr zgód |
| Dziennik czynności pracowników w systemie | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes, czyli rozliczalność i wykrywanie pomyłek | kto co zmienił |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | dane sprawy |
| Bezpieczeństwo serwisu, blokowanie zgłoszeń wysyłanych automatycznie | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | pole pułapki w formularzu |
| Zdjęcia i nagrania w materiałach promocyjnych | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, oraz art. 81 prawa autorskiego | wizerunek |
| Informacje o obozach, turniejach i wydarzeniach | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda | e-mail, telefon |
| Statystyki odwiedzin strony | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda w pasku ciasteczek | dane analityczne |
6.Zgody — które są obowiązkowe, a które nie
W panelu uczestnika zbieramy cztery rzeczy i traktujemy je zupełnie inaczej.
Obowiązkowe — bez nich nie da się prowadzić zajęć:
1. Akceptacja Regulaminu. To podstawa umowy. Wycofanie akceptacji oznacza rezygnację z zajęć — nie da się jej „odkliknąć" i zostać w grupie.
2. Przetwarzanie danych dziecka. Bez imienia, nazwiska i rocznika nie ma jak zapisać dziecka do grupy ani powiedzieć trenerowi, kto przyszedł na trening.
Dobrowolne — możesz ich nie zaznaczyć i nic się nie stanie:
3. Wizerunek — zdjęcia i nagrania z zajęć, turniejów i obozów. Opisuje to osobny dokument „Zgoda na wykorzystanie wizerunku". Brak tej zgody nie ma żadnego wpływu na udział w zajęciach: to ta sama grupa, ta sama godzina, ten sam trener.
4. Informacje o wydarzeniach — obozy, turnieje, nowe programy. Każda taka wiadomość ma na dole odnośnik, którym wypisujesz się jednym kliknięciem.
Zgody dobrowolne wycofasz w każdej chwili: kliknięciem w panelu uczestnika albo mailem na rodo@yankeetennis.pl. Nie musisz podawać powodu. Wycofanie jest tak samo łatwe jak udzielenie, nie unieważnia tego, co zrobiliśmy zgodnie z prawem wcześniej, i nie wpływa na udział w zajęciach.
Zgoda na wizerunek dotyczy każdego dziecka osobno. Jeżeli masz dwoje dzieci, możesz zgodzić się na zdjęcia jednego, a drugiego nie.
Nie poprosimy Cię o zgodę na dokument, którego jeszcze nie możesz przeczytać. Jeżeli dokument nie jest opublikowany, panel nie pokaże pola do zaznaczenia — zamiast tego napisze, że czekamy na publikację. Podpis w ciemno nie jest zgodą.
7.Dane dzieci
Kto je podaje. Wyłącznie rodzic albo opiekun prawny. Dziecko nie zakłada konta w naszym panelu i nie wypełnia formularzy.
Co o dziecku wiemy. Imię, nazwisko, rocznik urodzenia, poziom, grupę i program, obecności, historię przypisań i przerw. Nic ponadto — patrz rozdział 4.
Kto ma dostęp.
- Trenerzy i pracownicy akademii — widzą listę uczestników, grupy i obecności.
Muszą, bo prowadzą zajęcia i odpowiadają za dzieci na korcie. Widzą też znacznik zgody na wizerunek, żeby wiedzieć, kogo nie fotografować.
- Trenerzy nie widzą pieniędzy. Naliczeń, wpłat, sald ani danych płatnika.
To osobne uprawnienie i mają je wyłącznie osoby prowadzące rozliczenia.
- Administracja Fundacji — pełny dostęp, potrzebny do prowadzenia ewidencji
i rozliczeń.
- Rodzic — widzi w panelu dane swojego dziecka, swoje zgody i swoje rozliczenia.
Nie widzi danych innych dzieci ani innych rodziców.
Każde wejście pracownika w dane i każda zmiana zostawiają ślad w dzienniku czynności.
Jak długo trzymamy dane dziecka po odejściu z klubu. Imię, nazwisko, rocznik, grupę i historię uczestnictwa — przez 3 lata od końca roku, w którym dziecko przestało trenować. Tyle wynosi zwykły okres przedawnienia roszczeń z umowy. Po tym czasie dane dziecka usuwamy albo pozbawiamy ich cech pozwalających ustalić tożsamość. Dłużej — 5 lat — zostaje wyłącznie dokumentacja rozliczeniowa, bo tego wymaga ustawa o rachunkowości; w niej zostaje kwota i miesiąc, a nie opis dziecka.
Jeżeli chcesz, żeby dane dziecka zniknęły wcześniej — napisz. Usuniemy wszystko, czego nie musimy zatrzymać z powodu przepisów podatkowych albo trwającego sporu, i napiszemy Ci wprost, co zostało i dlaczego.
8.Jak długo przechowujemy dane
| Co | Jak długo |
|---|---|
| Zgłoszenie, które nie skończyło się zapisem | 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Dane uczestnika i opiekuna | przez czas uczestnictwa, potem 3 lata od końca roku, w którym się skończyło |
| Konto w panelu | do czasu jego usunięcia; nieużywane i niepowiązane z żadnym uczestnikiem — 3 lata od ostatniego logowania |
| Dokumentacja rozliczeniowa (naliczenia, wpłaty, korekty) | 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą — art. 74 ustawy o rachunkowości |
| Rejestr zgód | tak długo jak dokumentacja rozliczeniowa; rejestru nie da się zmienić ani skasować, bo jest dowodem |
| Dziennik czynności pracowników | 5 lat |
| Korespondencja | 3 lata od zakończenia sprawy |
| Dane przetwarzane na podstawie zgody | do jej wycofania |
| Statystyki odwiedzin | zgodnie z okresem ustawionym w usłudze Google Analytics; są to dane zbiorcze, nie przypisane do osoby |
Po upływie tych okresów dane usuwamy albo je anonimizujemy.
Czym jest u nas anonimizacja. Zamiast kasować cały rekord — co rozsypałoby księgowość — podmieniamy dane osobowe na znacznik bez treści. Znika imię, nazwisko, e-mail, telefon, treść wiadomości i notatki; zostaje sucha historia rozliczeń: kwota, miesiąc, data wpłaty. Po tej operacji nie da się już ustalić, kogo dotyczyła, i nie da się jej cofnąć.
9.Komu powierzamy dane
Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich nikomu do jego własnych celów. Korzystamy natomiast z firm, które dostarczają nam narzędzia: bazę danych, serwer, pocztę i statystyki. Każda z nich ma styczność z danymi wyłącznie w takim zakresie, w jakim jest to potrzebne do działania jej usługi — nie wolno jej używać ich do własnych celów.
Powierzenie przetwarzania wynika u nich z warunków usługi, które przyjęliśmy, zakładając konto. Umowa powierzenia jest u każdego z tych dostawców częścią regulaminu i obowiązuje od tamtej chwili — nie jest osobnym dokumentem podpisywanym z nazwiskiem. Poniższa tabela pokazuje, kto konkretnie i do czego ma dostęp.
| Kto | Do czego | Gdzie |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | baza danych i logowanie do panelu | serwery w Szwajcarii (Zurych); dostawca ma siedzibę w USA — patrz wyjaśnienie pod tabelą |
| Hostinger International Ltd. | serwer strony i poczta | Litwa, Unia Europejska |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | wysyłka wiadomości e-mail do rodziców | wysyłka z serwerów w Irlandii; dostawca ma siedzibę w USA, a jego umowa powierzenia wskazuje Stany Zjednoczone jako miejsce podstawowego przetwarzania — przekazanie poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | statystyki odwiedzin (Google Analytics 4) i mapa dojazdu (Google Maps) | Irlandia i USA; poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych oraz decyzji o odpowiednim stopniu ochrony dla USA |
Gdzie fizycznie leżą dane z panelu. Sprawdziliśmy to, zamiast zgadywać: baza danych i konta stoją w centrum danych w Zurychu w Szwajcarii. Szwajcaria jest objęta decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, więc przekazanie danych do niej traktuje się tak samo jak przekazanie wewnątrz Unii Europejskiej — nie są do tego potrzebne standardowe klauzule umowne.
Mówimy też drugą stronę tej sprawy, bo przemilczenie jej byłoby nieuczciwe: dostawcą usługi jest Supabase Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Miejsce, w którym stoją serwery, to nie to samo co kraj siedziby firmy, która nimi zarządza. Dane leżą w Szwajcarii, ale zarządza nimi spółka amerykańska.
Poza tym dane mogą otrzymać:
- nasze biuro rachunkowe — w zakresie dokumentacji rozliczeniowej,
- kancelaria prawna — gdyby doszło do sporu,
- organy uprawnione przepisami prawa — na ich żądanie i w granicach przepisów.
Dwie rzeczy, o których mówimy uczciwie:
- Adresy akademia@sportsgroup.pl i janki@sportsgroup.pl są w domenie Warsaw
Sports Group, a nie Fundacji. Korespondencja z rodzicami przechodzi więc przez pocztę innego podmiotu. Porządkujemy to; docelowo poczta akademii ma być w domenie yankeetennis.pl. Sprawy dotyczące danych osobowych prosimy kierować wyłącznie na rodo@yankeetennis.pl.
- Rezerwacja kortów prowadzona jest w serwisie kluby.org. To osobny serwis
z własnym regulaminem i własną polityką prywatności. Jeżeli rezerwujesz kort przez kluby.org, dane podajesz tam, a nie nam.
10.Ciasteczka i statystyki
Napiszemy to najprościej, jak się da: dopóki nie klikniesz „Akceptuję wszystkie", na Twoim urządzeniu nie pojawia się ani jedno ciasteczko. My sami nie zakładamy żadnych — nie ma ciasteczka sesji, nie ma ciasteczka logowania, nie ma ciasteczka śledzącego. Jedyne, jakie mogą się w ogóle pojawić, zakłada Google Analytics i wyłącznie wtedy, gdy sam się na to zgodzisz. Opisujemy to niżej.
Czego używamy zamiast tego. Pamięci przeglądarki (localStorage i sessionStorage) — to dane, które zostają na Twoim urządzeniu i nie są wysyłane na nasz serwer przy każdym wejściu na stronę:
- Twoja odpowiedź z paska ciasteczek („zgoda" albo „odmowa") — żeby nie pytać
drugi raz,
- informacja, skąd trafiłeś na stronę — kasowana z chwilą zamknięcia karty,
- ustawienia widoku grafiku i panelu: który tydzień, jaki układ, jasny czy ciemny
motyw,
- token logowania do panelu — tylko wtedy, gdy jesteś zalogowany.
Statystyki odwiedzin — kto i po co. Używamy Google Analytics 4, usługi Google Ireland Ltd. Służy nam do jednej rzeczy: żeby wiedzieć, ile osób odwiedza stronę i które podstrony są czytane. Nie używamy jej do reklam, do śledzenia Cię po innych stronach ani do rozpoznawania konkretnych osób. Podstawą jest Twoja zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Dopóki nie wyrazisz zgody, narzędzie w ogóle się nie wczytuje — nie tylko jest wyłączone, ale skrypt nie zostaje pobrany z serwerów Google. Zadbaliśmy o to mechanizmem Google Consent Mode: wszystkie kategoryzowane zgody są domyślnie ustawione na odmowę. Jeżeli klikniesz „Tylko niezbędne", statystyki nie ruszają wcale.
Co się dzieje, kiedy się zgodzisz. Skrypt Google wczytuje się i zakłada wtedy swoje ciasteczka — to jedyne ciasteczka, jakie na tej stronie występują. Twój adres IP jest skracany, zanim trafi do statystyk, więc Google nie dostaje go w pełnym brzmieniu.
Zgodę na statystyki wycofasz czyszcząc dane i ciasteczka tej witryny w przeglądarce albo pisząc na rodo@yankeetennis.pl.
Mapa Google. Na obu stronach, na których jest mapa dojazdu — /kontakt i /korty — mapa pojawia się dopiero po kliknięciu przycisku „Pokaż mapę". Dopóki nie klikniesz, żadne połączenie z Google się nie odbywa. Kiedy klikniesz, Twoja przeglądarka łączy się z serwerami Google i Google poznaje Twój adres IP. Piszemy o tym wprost, bo to jedyny moment, w którym mapa cokolwiek wysyła.
Czcionki i skrypty. Kroje pisma wczytujemy z własnego serwera, nie z serwerów Google. Poza analityką i mapą strona nie ładuje niczego z zewnątrz.
11.Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do danych — możesz zapytać, co o Tobie mamy,
- otrzymania kopii danych,
- sprostowania — poprawienia błędu w imieniu, numerze, roczniku,
- usunięcia danych — w granicach opisanych niżej,
- ograniczenia przetwarzania — na czas wyjaśniania sporu,
- przenoszenia danych — dostaniesz plik w formacie, który da się wczytać gdzie
indziej,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody w każdej chwili,
- skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — ul. Stawki 2,
00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
Jak z nich skorzystać
Napisz na rodo@yankeetennis.pl. Wystarczy jedno zdanie: co chcesz zrobić i kogo to dotyczy. Odpowiadamy w ciągu miesiąca — zwykle znacznie szybciej.
Trzy rzeczy robimy w konkretny, gotowy sposób:
Kopia danych. Nasz system ma funkcję, która składa komplet w jeden plik: Twoje konto, Twoje role, dane Twoich dzieci, całą historię Twoich zgód wraz z treścią każdej z nich oraz wszystkie zgłoszenia powiązane z kontem. Nie kompletujemy tego ręcznie i nic po drodze nie ginie.
Wycofanie zgody dobrowolnej. Kliknięcie w panelu albo jedno zdanie mailem. Wizerunek usuwamy ze strony i z profili klubu niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni. Materiałów już wydrukowanych i rozdanych nie da się wycofać — mówimy o tym wprost w dokumencie zgody.
Usunięcie danych. Uruchamiamy anonimizację opisaną w rozdziale 8: znikają dane osobowe, zostaje historia rozliczeń bez informacji, kogo dotyczyła. Operacja jest nieodwracalna i zawsze wymaga podania powodu, który trafia do dziennika czynności.
Czego usunąć nie możemy — i mówimy o tym od razu:
- dokumentacji rozliczeniowej przed upływem 5 lat (zabrania tego ustawa
o rachunkowości),
- wpisu w rejestrze zgód — bo to dowód, że zgoda została udzielona albo wycofana;
wpis o wycofaniu dopisujemy, nigdy nie kasujemy poprzedniego,
- danych potrzebnych w toczącym się sporze — do czasu jego zakończenia.
W takiej sytuacji napiszemy Ci, co zostaje, na jakiej podstawie i do kiedy.
12.Bezpieczeństwo
- Cała strona i cały panel działają po szyfrowanym połączeniu (HTTPS).
- Dostęp do danych mają wyłącznie osoby z zatwierdzonym kontem pracownika,
a zakres tego dostępu wynika z roli — trener nie widzi kwot, osoba od rozliczeń nie potrzebuje wchodzić w treść korespondencji.
- Ograniczenia obowiązują w samej bazie danych, a nie tylko w wyglądzie panelu.
To istotna różnica: nie da się ich obejść, otwierając adres na skróty.
- Każda zmiana danych zostawia ślad w dzienniku czynności — kto, kiedy, co.
- Rejestru zgód i historii finansowej nie da się skasować ani nadpisać.
- Klucze dostępowe do poczty i do bazy trzymamy poza katalogiem strony, więc nie
mają adresu w internecie.
- Formularze mają zabezpieczenie przed zgłoszeniami wysyłanymi automatycznie
(ukryte pole pułapki), a liczba zgłoszeń z jednego źródła jest ograniczona.
Żaden system nie jest nietykalny. Gdyby doszło do naruszenia, które może zagrozić Twoim prawom, zawiadomimy Cię i zgłosimy sprawę Prezesowi UODO w terminie 72 godzin — tak jak każe art. 33 i 34 RODO.
13.Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne w tym sensie, że nikt Cię do niczego nie zmusza. Ale:
- bez imienia, nazwiska, rocznika dziecka i kontaktu do opiekuna nie zapiszemy
dziecka do grupy — nie ma jak,
- bez danych do rozliczeń nie wystawimy naliczenia ani nie zaksięgujemy wpłaty,
- bez zgody na wizerunek i bez zgody na informacje o wydarzeniach wszystko
działa normalnie. To są zgody całkowicie dobrowolne.
14.Decyzje automatyczne i profilowanie
Nie profilujemy. Nie oceniamy Twoich cech ani cech Twojego dziecka po to, żeby przewidywać zachowanie, i nie budujemy na tej podstawie żadnych ocen.
Nie podejmujemy decyzji wyłącznie automatycznie. Każdą decyzję dotyczącą uczestnictwa podejmuje człowiek. W szczególności niedopuszczenie do zajęć z powodu zaległości (pkt 3.1.5 Regulaminu) to decyzja pracownika — system może jedynie oznaczyć, że opłata nie wpłynęła.
Dwa mechanizmy działają u nas automatycznie, ale profilowaniem nie są, bo nikogo nie oceniają:
- wykrywanie duplikatów zgłoszeń — system sygnalizuje, że dwa zgłoszenia mogą
dotyczyć tej samej osoby; scala je człowiek,
- propozycje naliczeń — system podpowiada kwotę na podstawie cennika i grupy;
zatwierdza ją pracownik.
Gdybyśmy kiedykolwiek uruchomili blokadę działającą samodzielnie, bez udziału człowieka, powiemy o tym wprost, zapewnimy prawo do interwencji pracownika i możliwość zakwestionowania decyzji — tak jak wymaga art. 22 RODO.
15.Zmiany tej polityki
Możemy ją zmieniać — na przykład gdy dojdzie nowe narzędzie albo zmienią się przepisy. O każdej zmianie uprzedzimy co najmniej 7 dni wcześniej: informacją w panelu uczestnika i mailem, jeżeli mamy Twój adres.
Każda wersja ma numer i datę wejścia w życie. Poprzednie wersje zostają dostępne, żeby dało się sprawdzić, co obowiązywało w danym dniu. W rejestrze zgód przy każdej zgodzie zapisany jest numer wersji dokumentu, którego dotyczyła — dzięki temu zawsze wiadomo, na co dokładnie ktoś się zgodził.
16.Dokumenty powiązane
| Dokument | Czego dotyczy |
|---|---|
| Regulamin Zajęć Tenisowych, wersja 1.1 | zasady uczestnictwa, płatności, odrabianie zajęć; zawiera też klauzulę informacyjną z art. 13 RODO |
| Zgoda na wykorzystanie wizerunku, wersja 1.0 | zdjęcia i nagrania — osobny, dobrowolny dokument |
| Ta Polityka prywatności, wersja 1.0 | pełny obraz tego, co dzieje się z danymi |
W razie różnicy między tą Polityką a klauzulą w Regulaminie — Polityka jest dokumentem szczegółowszym i to ona opisuje stan faktyczny.
Fundacja Hutnik Warszawa Tenis · ul. Szara 10, 00-420 Warszawa KRS 0000875383 · NIP 1182217992 · REGON 387868320 Zajęcia: Al. Krakowska 16, 05-090 Janki k. Warszawy Sprawy danych osobowych: rodo@yankeetennis.pl
Wersja 1.1 · obowiązuje od 27 sierpnia 2026 r.
Poprzednie wersje:
- 2026-09-07 — obowiązywała od 7 września 2026 do 8 września 2026
- 2026-09-05 — obowiązywała od 5 września 2026 do 6 września 2026
- 2026-09 — obowiązywała od 2 września 2026 do 4 września 2026
- 1.1 — obowiązywała od 27 sierpnia 2026 do 1 września 2026