WSG|YANKEE
RODO

POLITYKA PRYWATNOŚCI

Wersja 1.1 · obowiązuje od 27 sierpnia 2026 do 1 września 2026

To jest wersja archiwalna. Pokazujemy ją, bo ktoś mógł wyrazić zgodę właśnie na nią. Zobacz wersję obowiązującą.

Wersja 1.1. Obowiązuje od 27 sierpnia 2026 r. Jedyna zmiana wobec wersji 1.0: dostawcą wysyłki poczty jest Resend zamiast Brevo. Regulamin Zajęć w wersji 1.1 wchodzi w życie tydzień później, 1 września 2026 r.

Ten dokument mówi, co robimy z danymi rodziców, dzieci i osób dorosłych, które korzystają z zajęć, piszą do nas przez formularz albo zakładają konto w panelu. Napisaliśmy go tak, żeby dało się go przeczytać raz i zrozumieć. Jeżeli coś jest niejasne — napiszcie na rodo@yankeetennis.pl, odpowiemy.


Najważniejsze w dziesięciu zdaniach

1. Administratorem danych jest Fundacja Hutnik Warszawa Tenis, ul. Szara 10, 00-420 Warszawa.

2. Adres do wszystkich spraw dotyczących danych: rodo@yankeetennis.pl.

3. Nie zbieramy danych o zdrowiu — ani o chorobach, ani o alergiach, ani o urazach. Nasz system nie ma na to miejsca i nie będzie miał, dopóki nie zmienimy tego dokumentu.

4. Nie zbieramy numeru PESEL.

5. Dane dziecka podaje rodzic albo opiekun prawny. Dziecko nie zakłada u nas konta.

6. Zgoda na zdjęcia i nagrania jest osobna i dobrowolna. Dziecko bez zgody trenuje dokładnie tak samo.

7. Dokumentację rozliczeniową trzymamy 5 lat — tego wymaga ustawa o rachunkowości i nie mamy tu wyboru.

8. Dopóki nie klikniesz „Akceptuję wszystkie" w pasku na dole strony, na Twoim urządzeniu nie pojawia się ani jedno ciasteczko. Sami nie zakładamy żadnych; jedyne pochodzą ze statystyk Google Analytics i dopiero po Twojej zgodzie.

9. Możesz poprosić o kopię wszystkich swoich danych — przygotujemy komplet.

10. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


1.Kto odpowiada za Twoje dane

Administratorem danych osobowych jest:

Fundacja Hutnik Warszawa Tenis ul. Szara 10, 00-420 Warszawa KRS 0000875383 · NIP 1182217992 · REGON 387868320

Uwaga na dwa adresy, bo łatwo je pomylić:

  • ul. Szara 10 w Warszawie to siedziba Fundacji. Tam wysyłaj pisma dotyczące

danych osobowych.

  • Al. Krakowska 16 w Jankach to obiekt, na którym odbywają się zajęcia. Tam

przyjdziesz na trening i tam jest recepcja.

Jak się z nami skontaktować w sprawie danych

SprawaKanał
wszystko, co dotyczy danych osobowych i zgódrodo@yankeetennis.pl
pismoFundacja Hutnik Warszawa Tenis, ul. Szara 10, 00-420 Warszawa
osobiścierecepcja klubu, Al. Krakowska 16, 05-090 Janki k. Warszawy
sprawy bieżące akademii (nie dane osobowe)akademia@sportsgroup.pl, +48 663 920 490

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych — przepisy tego od nas nie wymagają. Sprawy z adresu rodo@yankeetennis.pl prowadzi zarząd Fundacji.


2.Skąd mamy Twoje dane

Prawie zawsze od Ciebie. Konkretnie:

  • z formularza zapisu albo kontaktu na yankeetennis.pl,
  • z formularza zapisu na konkretny termin w grafiku zajęć,
  • z rozmowy telefonicznej albo wizyty na recepcji — wtedy wpisuje je nasz

pracownik,

  • z panelu uczestnika, kiedy zakładasz konto i uzupełniasz dane dziecka,
  • z przeniesienia z dotychczasowej ewidencji klubu — jeżeli Twoje dziecko

trenowało u nas przed uruchomieniem panelu, przenosimy imię, nazwisko, rocznik oraz kontakt do opiekuna, żeby nie kazać wypełniać wszystkiego od nowa.

Nie kupujemy baz danych i nie pobieramy danych z serwisów zewnętrznych.


3.Jakie dokładnie dane przetwarzamy

Poniższa lista opisuje to, co naprawdę stoi w naszym systemie — sprawdziliśmy kolumnę po kolumnie, nie pisaliśmy jej z głowy. Nie każdy ma u nas wszystkie te dane; zależy to od tego, jak daleko zaszła sprawa.

3.1. Zgłoszenie przez stronę (formularz zapisu lub kontaktu)

  • imię i nazwisko osoby piszącej,
  • adres e-mail, numer telefonu,
  • treść wiadomości i wybrany program albo wybrany termin z grafiku,
  • czy sprawa dotyczy dziecka czy osoby dorosłej,
  • przy dziecku: imię dziecka i rocznik urodzenia (nie pełna data),
  • preferowane dni i godziny,
  • dotychczasowe doświadczenie tenisowe, jeżeli je podasz,
  • data i godzina zaznaczenia zgody oraz dokładne brzmienie zdania, które miałeś

wtedy przed oczami,

  • informacja, skąd trafiłeś na stronę: wyszukiwarka, Facebook, kampania

reklamowa albo wejście bezpośrednie, oraz adres podstrony, na którą wszedłeś jako pierwszą.

Do tego dochodzą dane, które dopisuje nasza administracja przy obsłudze zgłoszenia: status sprawy, kto się nim zajmuje, notatki, etykiety, termin lekcji próbnej i jej wynik, powód rezygnacji, data kolejnego kontaktu.

Nie zapisujemy adresu IP osoby wysyłającej formularz. Sprawdziliśmy to.

3.2. Uczestnik zajęć

  • imię i nazwisko,
  • rocznik urodzenia,
  • poziom zaawansowania,
  • przypisanie do grupy i program, w którym trenuje, wraz z datami od–do,
  • czy uczestnictwo jest aktywne, zawieszone (pauza) czy zakończone,
  • imię, telefon i e-mail opiekuna.

3.3. Konto w panelu

  • imię, nazwisko, e-mail, telefon,
  • adres e-mail i hasło do logowania — hasło przechowuje w postaci nieodwracalnego

skrótu nasz dostawca uwierzytelniania, my nigdy nie widzimy hasła,

  • rola przy dziecku: opiekun główny, opiekun dodatkowy,
  • stan konta: zaproszone, aktywne, zablokowane, zanonimizowane, wraz z datami,
  • czy włączyłeś powiadomienia SMS i czy numer został potwierdzony,
  • token zaproszenia do panelu i data jego ważności.

3.4. Rozliczenia

  • naliczenia miesięczne: kwota, miesiąc, termin płatności, uzasadnienie,
  • wpłaty: kwota, data, sposób zapłaty, opis,
  • korekty wraz z powodem i autorem,
  • powiązania wpłat z naliczeniami i wynikające z nich saldo,
  • dane płatnika: imię, nazwisko, telefon, e-mail, uwagi.

3.5. Zgody

Prowadzimy rejestr zgód. Dla każdej zgody zapisujemy:

  • czego dotyczy i czy została udzielona czy wycofana,
  • pełną treść zdania, które miałeś przed oczami,
  • kod i wersję dokumentu, którego zgoda dotyczyła,
  • datę i godzinę,
  • adres IP oraz skróconą informację o przeglądarce — ale **tylko wtedy, gdy

zgodę zaznaczasz w panelu uczestnika**. Przy zgodach z formularzy na stronie te pola zostają puste.

Robimy to z jednego powodu: RODO każe nam umieć wykazać, że zgoda w ogóle została udzielona. Rejestru nie da się poprawić ani skasować — pilnuje tego sama baza. To jest jego sens: dowód, który można zmienić, nie jest dowodem.

3.6. Korespondencja i powiadomienia

  • adresy, na które wysyłamy wiadomości, temat i treść wysłanych powiadomień,
  • informacja, czy wiadomość doszła,
  • treść Twoich wiadomości do nas.

3.7. Dziennik czynności w systemie

Zapisujemy, kto z pracowników i kiedy dokonał zmiany w danych: co zmienił, w jakim rekordzie i — przy operacjach finansowych — jak wyglądały dane przed i po zmianie. To jest zabezpieczenie dla Ciebie: gdyby coś zniknęło albo kwota zmieniła się bez powodu, da się ustalić, co się stało.


4.Czego nie zbieramy

Piszemy o tym osobno, bo to ważne i bo w klubach sportowych bywa inaczej.

  • Nie zbieramy żadnych danych o zdrowiu. Ani chorób, ani alergii, ani urazów,

ani przyjmowanych leków, ani zaświadczeń lekarskich, ani orzeczeń. W całej naszej bazie nie ma na to ani jednego pola.

  • Nie zbieramy numeru PESEL ani numeru dokumentu tożsamości.
  • Nie zbieramy adresu zamieszkania uczestnika ani opiekuna.
  • Nie zbieramy nazwy szkoły dziecka.
  • Nie mierzymy dzieci — nie zapisujemy wzrostu, wagi ani wyników testów

sprawnościowych.

  • Nie nagrywamy rozmów telefonicznych.
  • Nie prowadzimy monitoringu wizyjnego na potrzeby zajęć.

Jeżeli kiedykolwiek będziemy musieli zbierać którąkolwiek z tych rzeczy — na przykład oświadczenie o braku przeciwwskazań przed obozem — powiemy o tym wprost, poprosimy osobno i zmienimy ten dokument. Nie zrobimy tego po cichu.


5.Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

Po coPodstawa prawnaCzego dotyczy
Odpowiedź na Twoje zgłoszenie i kontakt przed zapisemart. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowydane z formularza
Prowadzenie zajęć: grupy, frekwencja, kontakt z opiekunem, odrabianie zajęćart. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowydane uczestnika i opiekuna
Naliczanie i rozliczanie opłatart. 6 ust. 1 lit. b RODOdane rozliczeniowe
Księgowość i podatkiart. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawnydokumentacja rozliczeniowa
Wykazanie, że zgoda została udzielonaart. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 7 ust. 1 RODOrejestr zgód
Dziennik czynności pracowników w systemieart. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes, czyli rozliczalność i wykrywanie pomyłekkto co zmienił
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeńart. 6 ust. 1 lit. f RODOdane sprawy
Bezpieczeństwo serwisu, blokowanie zgłoszeń wysyłanych automatycznieart. 6 ust. 1 lit. f RODOpole pułapki w formularzu
Zdjęcia i nagrania w materiałach promocyjnychart. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, oraz art. 81 prawa autorskiegowizerunek
Informacje o obozach, turniejach i wydarzeniachart. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgodae-mail, telefon
Statystyki odwiedzin stronyart. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda w pasku ciasteczekdane analityczne

6.Zgody — które są obowiązkowe, a które nie

W panelu uczestnika zbieramy cztery rzeczy i traktujemy je zupełnie inaczej.

Obowiązkowe — bez nich nie da się prowadzić zajęć:

1. Akceptacja Regulaminu. To podstawa umowy. Wycofanie akceptacji oznacza rezygnację z zajęć — nie da się jej „odkliknąć" i zostać w grupie.

2. Przetwarzanie danych dziecka. Bez imienia, nazwiska i rocznika nie ma jak zapisać dziecka do grupy ani powiedzieć trenerowi, kto przyszedł na trening.

Dobrowolne — możesz ich nie zaznaczyć i nic się nie stanie:

3. Wizerunek — zdjęcia i nagrania z zajęć, turniejów i obozów. Opisuje to osobny dokument „Zgoda na wykorzystanie wizerunku". Brak tej zgody nie ma żadnego wpływu na udział w zajęciach: to ta sama grupa, ta sama godzina, ten sam trener.

4. Informacje o wydarzeniach — obozy, turnieje, nowe programy. Każda taka wiadomość ma na dole odnośnik, którym wypisujesz się jednym kliknięciem.

Zgody dobrowolne wycofasz w każdej chwili: kliknięciem w panelu uczestnika albo mailem na rodo@yankeetennis.pl. Nie musisz podawać powodu. Wycofanie jest tak samo łatwe jak udzielenie, nie unieważnia tego, co zrobiliśmy zgodnie z prawem wcześniej, i nie wpływa na udział w zajęciach.

Zgoda na wizerunek dotyczy każdego dziecka osobno. Jeżeli masz dwoje dzieci, możesz zgodzić się na zdjęcia jednego, a drugiego nie.

Nie poprosimy Cię o zgodę na dokument, którego jeszcze nie możesz przeczytać. Jeżeli dokument nie jest opublikowany, panel nie pokaże pola do zaznaczenia — zamiast tego napisze, że czekamy na publikację. Podpis w ciemno nie jest zgodą.


7.Dane dzieci

Kto je podaje. Wyłącznie rodzic albo opiekun prawny. Dziecko nie zakłada konta w naszym panelu i nie wypełnia formularzy.

Co o dziecku wiemy. Imię, nazwisko, rocznik urodzenia, poziom, grupę i program, obecności, historię przypisań i przerw. Nic ponadto — patrz rozdział 4.

Kto ma dostęp.

  • Trenerzy i pracownicy akademii — widzą listę uczestników, grupy i obecności.

Muszą, bo prowadzą zajęcia i odpowiadają za dzieci na korcie. Widzą też znacznik zgody na wizerunek, żeby wiedzieć, kogo nie fotografować.

  • Trenerzy nie widzą pieniędzy. Naliczeń, wpłat, sald ani danych płatnika.

To osobne uprawnienie i mają je wyłącznie osoby prowadzące rozliczenia.

  • Administracja Fundacji — pełny dostęp, potrzebny do prowadzenia ewidencji

i rozliczeń.

  • Rodzic — widzi w panelu dane swojego dziecka, swoje zgody i swoje rozliczenia.

Nie widzi danych innych dzieci ani innych rodziców.

Każde wejście pracownika w dane i każda zmiana zostawiają ślad w dzienniku czynności.

Jak długo trzymamy dane dziecka po odejściu z klubu. Imię, nazwisko, rocznik, grupę i historię uczestnictwa — przez 3 lata od końca roku, w którym dziecko przestało trenować. Tyle wynosi zwykły okres przedawnienia roszczeń z umowy. Po tym czasie dane dziecka usuwamy albo pozbawiamy ich cech pozwalających ustalić tożsamość. Dłużej — 5 lat — zostaje wyłącznie dokumentacja rozliczeniowa, bo tego wymaga ustawa o rachunkowości; w niej zostaje kwota i miesiąc, a nie opis dziecka.

Jeżeli chcesz, żeby dane dziecka zniknęły wcześniej — napisz. Usuniemy wszystko, czego nie musimy zatrzymać z powodu przepisów podatkowych albo trwającego sporu, i napiszemy Ci wprost, co zostało i dlaczego.


8.Jak długo przechowujemy dane

CoJak długo
Zgłoszenie, które nie skończyło się zapisem12 miesięcy od ostatniego kontaktu
Dane uczestnika i opiekunaprzez czas uczestnictwa, potem 3 lata od końca roku, w którym się skończyło
Konto w paneludo czasu jego usunięcia; nieużywane i niepowiązane z żadnym uczestnikiem — 3 lata od ostatniego logowania
Dokumentacja rozliczeniowa (naliczenia, wpłaty, korekty)5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą — art. 74 ustawy o rachunkowości
Rejestr zgódtak długo jak dokumentacja rozliczeniowa; rejestru nie da się zmienić ani skasować, bo jest dowodem
Dziennik czynności pracowników5 lat
Korespondencja3 lata od zakończenia sprawy
Dane przetwarzane na podstawie zgodydo jej wycofania
Statystyki odwiedzinzgodnie z okresem ustawionym w usłudze Google Analytics; są to dane zbiorcze, nie przypisane do osoby

Po upływie tych okresów dane usuwamy albo je anonimizujemy.

Czym jest u nas anonimizacja. Zamiast kasować cały rekord — co rozsypałoby księgowość — podmieniamy dane osobowe na znacznik bez treści. Znika imię, nazwisko, e-mail, telefon, treść wiadomości i notatki; zostaje sucha historia rozliczeń: kwota, miesiąc, data wpłaty. Po tej operacji nie da się już ustalić, kogo dotyczyła, i nie da się jej cofnąć.


9.Komu powierzamy dane

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich nikomu do jego własnych celów. Korzystamy natomiast z firm, które dostarczają nam narzędzia: bazę danych, serwer, pocztę i statystyki. Każda z nich ma styczność z danymi wyłącznie w takim zakresie, w jakim jest to potrzebne do działania jej usługi — nie wolno jej używać ich do własnych celów.

Powierzenie przetwarzania wynika u nich z warunków usługi, które przyjęliśmy, zakładając konto. Umowa powierzenia jest u każdego z tych dostawców częścią regulaminu i obowiązuje od tamtej chwili — nie jest osobnym dokumentem podpisywanym z nazwiskiem. Poniższa tabela pokazuje, kto konkretnie i do czego ma dostęp.

KtoDo czegoGdzie
Supabase Inc.baza danych i logowanie do paneluserwery w Szwajcarii (Zurych); dostawca ma siedzibę w USA — patrz wyjaśnienie pod tabelą
Hostinger International Ltd.serwer strony i pocztaLitwa, Unia Europejska
Resend (Plus Five Five, Inc.)wysyłka wiadomości e-mail do rodzicówwysyłka z serwerów w Irlandii; dostawca ma siedzibę w USA, a jego umowa powierzenia wskazuje Stany Zjednoczone jako miejsce podstawowego przetwarzania — przekazanie poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych
Google Ireland Ltd. / Google LLCstatystyki odwiedzin (Google Analytics 4) i mapa dojazdu (Google Maps)Irlandia i USA; poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych oraz decyzji o odpowiednim stopniu ochrony dla USA

Gdzie fizycznie leżą dane z panelu. Sprawdziliśmy to, zamiast zgadywać: baza danych i konta stoją w centrum danych w Zurychu w Szwajcarii. Szwajcaria jest objęta decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, więc przekazanie danych do niej traktuje się tak samo jak przekazanie wewnątrz Unii Europejskiej — nie są do tego potrzebne standardowe klauzule umowne.

Mówimy też drugą stronę tej sprawy, bo przemilczenie jej byłoby nieuczciwe: dostawcą usługi jest Supabase Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Miejsce, w którym stoją serwery, to nie to samo co kraj siedziby firmy, która nimi zarządza. Dane leżą w Szwajcarii, ale zarządza nimi spółka amerykańska.

Poza tym dane mogą otrzymać:

  • nasze biuro rachunkowe — w zakresie dokumentacji rozliczeniowej,
  • kancelaria prawna — gdyby doszło do sporu,
  • organy uprawnione przepisami prawa — na ich żądanie i w granicach przepisów.

Dwie rzeczy, o których mówimy uczciwie:

  • Adresy akademia@sportsgroup.pl i janki@sportsgroup.pl są w domenie Warsaw

Sports Group, a nie Fundacji. Korespondencja z rodzicami przechodzi więc przez pocztę innego podmiotu. Porządkujemy to; docelowo poczta akademii ma być w domenie yankeetennis.pl. Sprawy dotyczące danych osobowych prosimy kierować wyłącznie na rodo@yankeetennis.pl.

  • Rezerwacja kortów prowadzona jest w serwisie kluby.org. To osobny serwis

z własnym regulaminem i własną polityką prywatności. Jeżeli rezerwujesz kort przez kluby.org, dane podajesz tam, a nie nam.


10.Ciasteczka i statystyki

Napiszemy to najprościej, jak się da: dopóki nie klikniesz „Akceptuję wszystkie", na Twoim urządzeniu nie pojawia się ani jedno ciasteczko. My sami nie zakładamy żadnych — nie ma ciasteczka sesji, nie ma ciasteczka logowania, nie ma ciasteczka śledzącego. Jedyne, jakie mogą się w ogóle pojawić, zakłada Google Analytics i wyłącznie wtedy, gdy sam się na to zgodzisz. Opisujemy to niżej.

Czego używamy zamiast tego. Pamięci przeglądarki (localStorage i sessionStorage) — to dane, które zostają na Twoim urządzeniu i nie są wysyłane na nasz serwer przy każdym wejściu na stronę:

  • Twoja odpowiedź z paska ciasteczek („zgoda" albo „odmowa") — żeby nie pytać

drugi raz,

  • informacja, skąd trafiłeś na stronę — kasowana z chwilą zamknięcia karty,
  • ustawienia widoku grafiku i panelu: który tydzień, jaki układ, jasny czy ciemny

motyw,

  • token logowania do panelu — tylko wtedy, gdy jesteś zalogowany.

Statystyki odwiedzin — kto i po co. Używamy Google Analytics 4, usługi Google Ireland Ltd. Służy nam do jednej rzeczy: żeby wiedzieć, ile osób odwiedza stronę i które podstrony są czytane. Nie używamy jej do reklam, do śledzenia Cię po innych stronach ani do rozpoznawania konkretnych osób. Podstawą jest Twoja zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Dopóki nie wyrazisz zgody, narzędzie w ogóle się nie wczytuje — nie tylko jest wyłączone, ale skrypt nie zostaje pobrany z serwerów Google. Zadbaliśmy o to mechanizmem Google Consent Mode: wszystkie kategoryzowane zgody są domyślnie ustawione na odmowę. Jeżeli klikniesz „Tylko niezbędne", statystyki nie ruszają wcale.

Co się dzieje, kiedy się zgodzisz. Skrypt Google wczytuje się i zakłada wtedy swoje ciasteczka — to jedyne ciasteczka, jakie na tej stronie występują. Twój adres IP jest skracany, zanim trafi do statystyk, więc Google nie dostaje go w pełnym brzmieniu.

Zgodę na statystyki wycofasz czyszcząc dane i ciasteczka tej witryny w przeglądarce albo pisząc na rodo@yankeetennis.pl.

Mapa Google. Na obu stronach, na których jest mapa dojazdu — /kontakt i /korty — mapa pojawia się dopiero po kliknięciu przycisku „Pokaż mapę". Dopóki nie klikniesz, żadne połączenie z Google się nie odbywa. Kiedy klikniesz, Twoja przeglądarka łączy się z serwerami Google i Google poznaje Twój adres IP. Piszemy o tym wprost, bo to jedyny moment, w którym mapa cokolwiek wysyła.

Czcionki i skrypty. Kroje pisma wczytujemy z własnego serwera, nie z serwerów Google. Poza analityką i mapą strona nie ładuje niczego z zewnątrz.


11.Twoje prawa

Masz prawo do:

  • dostępu do danych — możesz zapytać, co o Tobie mamy,
  • otrzymania kopii danych,
  • sprostowania — poprawienia błędu w imieniu, numerze, roczniku,
  • usunięcia danych — w granicach opisanych niżej,
  • ograniczenia przetwarzania — na czas wyjaśniania sporu,
  • przenoszenia danych — dostaniesz plik w formacie, który da się wczytać gdzie

indziej,

  • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie,
  • wycofania zgody w każdej chwili,
  • skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — ul. Stawki 2,

00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Jak z nich skorzystać

Napisz na rodo@yankeetennis.pl. Wystarczy jedno zdanie: co chcesz zrobić i kogo to dotyczy. Odpowiadamy w ciągu miesiąca — zwykle znacznie szybciej.

Trzy rzeczy robimy w konkretny, gotowy sposób:

Kopia danych. Nasz system ma funkcję, która składa komplet w jeden plik: Twoje konto, Twoje role, dane Twoich dzieci, całą historię Twoich zgód wraz z treścią każdej z nich oraz wszystkie zgłoszenia powiązane z kontem. Nie kompletujemy tego ręcznie i nic po drodze nie ginie.

Wycofanie zgody dobrowolnej. Kliknięcie w panelu albo jedno zdanie mailem. Wizerunek usuwamy ze strony i z profili klubu niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni. Materiałów już wydrukowanych i rozdanych nie da się wycofać — mówimy o tym wprost w dokumencie zgody.

Usunięcie danych. Uruchamiamy anonimizację opisaną w rozdziale 8: znikają dane osobowe, zostaje historia rozliczeń bez informacji, kogo dotyczyła. Operacja jest nieodwracalna i zawsze wymaga podania powodu, który trafia do dziennika czynności.

Czego usunąć nie możemy — i mówimy o tym od razu:

  • dokumentacji rozliczeniowej przed upływem 5 lat (zabrania tego ustawa

o rachunkowości),

  • wpisu w rejestrze zgód — bo to dowód, że zgoda została udzielona albo wycofana;

wpis o wycofaniu dopisujemy, nigdy nie kasujemy poprzedniego,

  • danych potrzebnych w toczącym się sporze — do czasu jego zakończenia.

W takiej sytuacji napiszemy Ci, co zostaje, na jakiej podstawie i do kiedy.


12.Bezpieczeństwo

  • Cała strona i cały panel działają po szyfrowanym połączeniu (HTTPS).
  • Dostęp do danych mają wyłącznie osoby z zatwierdzonym kontem pracownika,

a zakres tego dostępu wynika z roli — trener nie widzi kwot, osoba od rozliczeń nie potrzebuje wchodzić w treść korespondencji.

  • Ograniczenia obowiązują w samej bazie danych, a nie tylko w wyglądzie panelu.

To istotna różnica: nie da się ich obejść, otwierając adres na skróty.

  • Każda zmiana danych zostawia ślad w dzienniku czynności — kto, kiedy, co.
  • Rejestru zgód i historii finansowej nie da się skasować ani nadpisać.
  • Klucze dostępowe do poczty i do bazy trzymamy poza katalogiem strony, więc nie

mają adresu w internecie.

  • Formularze mają zabezpieczenie przed zgłoszeniami wysyłanymi automatycznie

(ukryte pole pułapki), a liczba zgłoszeń z jednego źródła jest ograniczona.

Żaden system nie jest nietykalny. Gdyby doszło do naruszenia, które może zagrozić Twoim prawom, zawiadomimy Cię i zgłosimy sprawę Prezesowi UODO w terminie 72 godzin — tak jak każe art. 33 i 34 RODO.


13.Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne w tym sensie, że nikt Cię do niczego nie zmusza. Ale:

  • bez imienia, nazwiska, rocznika dziecka i kontaktu do opiekuna nie zapiszemy

dziecka do grupy — nie ma jak,

  • bez danych do rozliczeń nie wystawimy naliczenia ani nie zaksięgujemy wpłaty,
  • bez zgody na wizerunek i bez zgody na informacje o wydarzeniach wszystko

działa normalnie. To są zgody całkowicie dobrowolne.


14.Decyzje automatyczne i profilowanie

Nie profilujemy. Nie oceniamy Twoich cech ani cech Twojego dziecka po to, żeby przewidywać zachowanie, i nie budujemy na tej podstawie żadnych ocen.

Nie podejmujemy decyzji wyłącznie automatycznie. Każdą decyzję dotyczącą uczestnictwa podejmuje człowiek. W szczególności niedopuszczenie do zajęć z powodu zaległości (pkt 3.1.5 Regulaminu) to decyzja pracownika — system może jedynie oznaczyć, że opłata nie wpłynęła.

Dwa mechanizmy działają u nas automatycznie, ale profilowaniem nie są, bo nikogo nie oceniają:

  • wykrywanie duplikatów zgłoszeń — system sygnalizuje, że dwa zgłoszenia mogą

dotyczyć tej samej osoby; scala je człowiek,

  • propozycje naliczeń — system podpowiada kwotę na podstawie cennika i grupy;

zatwierdza ją pracownik.

Gdybyśmy kiedykolwiek uruchomili blokadę działającą samodzielnie, bez udziału człowieka, powiemy o tym wprost, zapewnimy prawo do interwencji pracownika i możliwość zakwestionowania decyzji — tak jak wymaga art. 22 RODO.


15.Zmiany tej polityki

Możemy ją zmieniać — na przykład gdy dojdzie nowe narzędzie albo zmienią się przepisy. O każdej zmianie uprzedzimy co najmniej 7 dni wcześniej: informacją w panelu uczestnika i mailem, jeżeli mamy Twój adres.

Każda wersja ma numer i datę wejścia w życie. Poprzednie wersje zostają dostępne, żeby dało się sprawdzić, co obowiązywało w danym dniu. W rejestrze zgód przy każdej zgodzie zapisany jest numer wersji dokumentu, którego dotyczyła — dzięki temu zawsze wiadomo, na co dokładnie ktoś się zgodził.


16.Dokumenty powiązane

DokumentCzego dotyczy
Regulamin Zajęć Tenisowych, wersja 1.1zasady uczestnictwa, płatności, odrabianie zajęć; zawiera też klauzulę informacyjną z art. 13 RODO
Zgoda na wykorzystanie wizerunku, wersja 1.0zdjęcia i nagrania — osobny, dobrowolny dokument
Ta Polityka prywatności, wersja 1.0pełny obraz tego, co dzieje się z danymi

W razie różnicy między tą Polityką a klauzulą w Regulaminie — Polityka jest dokumentem szczegółowszym i to ona opisuje stan faktyczny.


Fundacja Hutnik Warszawa Tenis · ul. Szara 10, 00-420 Warszawa KRS 0000875383 · NIP 1182217992 · REGON 387868320 Zajęcia: Al. Krakowska 16, 05-090 Janki k. Warszawy Sprawy danych osobowych: rodo@yankeetennis.pl

Wersja 1.1 · obowiązuje od 27 sierpnia 2026 r.

Poprzednie wersje:

  • 2026-09-07 — obowiązywała od 7 września 2026 do 8 września 2026
  • 2026-09-05 — obowiązywała od 5 września 2026 do 6 września 2026
  • 2026-09 — obowiązywała od 2 września 2026 do 4 września 2026
  • 1.1 — obowiązywała od 27 sierpnia 2026 do 1 września 2026
Zadzwoń